MailStore Server

Der in Deutschland entwickelte MailStore Server zählt zu den beliebtesten E-Mail-Archivierungslösungen. Bereits tausendfach im Einsatz, teilweise mit weit über 1.000 Benutzern und Postfächern, zeichnet sich die Software durch einen geringen Einstiegspreis und geringe Systemanforderungen aus. Nicht zuletzt macht auch die einfache Installation den MailStore Server zur idealen Lösung für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Vertraulichkeit der Daten

Durch ein integriertes Rechtesystem wird sichergestellt, dass auf eine archivierte E-Mail jeweils nur von entsprechend berechtigten Anwendern zugegriffen werden kann.

Verhindert absichtliches oder unabsichtliches Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter

Das Löschen von E-Mails durch Anwender kann durch die MailStore-Benutzerverwaltung vollständig unterbunden werden.

Verhindert die Manipulation von E-Mail-Inhalten

MailStore bedient sich unterschiedlicher Verfahren und Technologien, um die Manipulation von E-Mail-Inhalten zu verhindern:

• Bildung von SHA1-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails
• Interne AES256-Verschlüsselung von E-Mail-Texten und Anhängen
• Kein direkter Zugriff der MailStore Client-Software auf die Archivdateien
• Änderung der E-Mail-Inhalte ist weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen
• Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang verhindert Manipulationen zum Zeitpunktvor der Archivierung durch MailStore Server
• Eine zusätzliche Sicherung der Daten auf WORMMedien wird direkt durch MailStore Server unterstützt und kann bei Bedarf auch durch beliebige Lösungen anderer Hersteller erfolgen

Zugriff auf das Archiv durch Prüfer

Darüber hinaus muss von der IT-Administration sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen direkten Zugriff auf das MailStore Server-System und die zugrundeliegenden Archivdaten erhalten.

MailStore Server ermöglicht das Anlegen von Benutzerkonten mit Nur-Lesezugriff auf das gesamte Archiv oder auf einzelne Archivteile. Über ein solches Konto kann ein Prüfer die archivierten E-Mails über eine Volltextsuche durchsuchen, betrachten und bei Bedarf einzelne oder alle E-Mails in unterschiedlichen Formaten zur Weiternutzung exportieren.

Spam-Filterung vor der E-Mail-Archivierung

Die Spam-Filterung vor der Archivierung birgt grundsätzlich das Risiko, dass archivierungspflichtige E-Mails nicht durch den Spam-Filter und somit auch nicht in das Archiv gelangen. Die Archivierung wäre somit nicht vollständig und streng genommen auch nicht rechtssicher. In der Praxis bestehen dazu drei Handlungsmöglichkeiten:

1. Es wird auf die Spam-Filterung vor der Archivierung verzichtet

Auf diese Weise ist zwar die Vollständigkeit der Archivierung sichergestellt, jedoch geht dies mit technischen Nachteilen einher. So wird durch das extrem hohe (da ungefilterte) E-Mail-Volumen der Speicherbedarf des Archivs stark erhöht. Die Folge sind höherer Aufwand und Kosten beim Speichermanagement und bei der Datensicherung. Zudem nimmt die Qualität der Suchergebnisse bei der Archivsuche durch den hohen Spam-Anteil deutlich ab.

2. Empfangene E-Mails werden von einer Anti-Spam- Lösung gefiltert und danach archiviert

Auf diese Weise wird zwar der Speicherbedarf des Archivs deutlich verringert und die Qualität vonSuchabfragen erhöht, jedoch kann eine vollständige Archivierung aller relevanten E-Mails nicht zu 100% sichergestellt werden. Diese E-Mails können fälschlicherweise vom Spam-Filter abgewiesen werden. Das Verfahren geht demnach mit einem gewissen rechtlichen Risiko einher.

3. Als Spam identifizierte E-Mails werden von einer Anti- Spam-Lösung noch vor Annahme durch den eigenen E-Mail-Server abgewiesen

Solange als Spam identifizierte E-Mails nicht angenommen werden, besteht auch keine Pflicht zur Verarbeitung oder zur Archivierung dieser E-Mails. Technisch gesehen darf die Annahme der E-Mail nicht mittels Statuscode 250 vom SMTP-Server „quittiert“ werden. In diesem Fall ist nicht der eigene, sondern der zustellende E-Mail-Server für die Versendung des NDR (Non-DeliveryReports) an den Absender verantwortlich.